Vraag
Bij gemeente Alphen aan den Rijn is een nieuw team communicatie gevormd dat onderdeel is van de afdeling publieksdienstverlening. Dit team bestaat uit een manager, 4 webredacteuren/managers en 10 communicatieadviseurs. De communicatieadviseurs waren voorheen primair werkzaam voor het bestuur. De vakafdeling / interne collega is nu de klant van team communicatie. Daarom vindt er een omslag plaats naar een accountmanagersrol (in tweetallen) voor de ambtelijke organisatie.
Het team wil voorop lopen in de communicatie ontwikkelingen (nieuwe media) en de organisatie daarin mee nemen. Digitale middelen spelen steeds meer een belangrijke rol en expertise hierin is vereist, naast expertise rondom ‘analoge middelen’.
Het team wilt het volgende bereiken:
- Het begrijpen van de werkelijke functie van een gemeentewebsite en hoe dit te organiseren.
- Gedragsverandering individueel en collectief omtrent het effectief inzetten van de gemeentelijke website.
Aanpak
Om de doelen te bereiken is een debat georganiseerd over de functie en organisatie van de gemeentelijke website. De aanpak bestond uit vier stappen:
- Stellingen bedenken en formuleren
- Teamleden reageren op individuele stellingen
Door middel van een online enquête is de mening gepeild van de individuele medewerkers van het team. - Analyseren respons
De respons is geanalyseerd en de stellingen waar de meningen het meest uiteenliepen zijn besproken met de manager. In gezamenlijk overleg zijn de meest toepasselijke stellingen gekozen voor de debatsessie met als doel om (verkeerde) gedachtenpatronen te doorbreken tijdens de middag. - Debat met het team
In een interactief debat zijn de stellingen besproken. Hierbij lag de focus op het op één lijn krijgen van de verschillende deelnemers. Het debat bestond uit 3 verschillende vormen en werd een interactieve sessie waarbij alle deelnemers tijd en aandacht kregen om hun mening te geven. Een prikkelende stelling was o.a.: ‘de website is meer een dienstverleningskanaal dan een communicatiekanaal’. Elke stelling werd afgesloten met een heldere presentatie van relevante cijfers door GBBO.
Met de manager communicatie en eindredacteur internet prikkelende stellingen bedacht en geformuleerd. Hierbij gebruik makend enerzijds van inzicht in landelijke ontwikkelingen (GBBO) en zaken die op de werkvloer spelen (Alphen aan den Rijn).
Resultaat
Het resultaat is tweeledig. Enerzijds is er inzicht gekregen in de kennis en houding van de diverse teamleden over een diversiteit van thema’s. Anderzijds was het vooral een dag dat de medewerkers op één lijn zijn gekomen wat betreft de functie en organisatie van de website. Verkeerde gedachtepatronen zijn daadwerkeijk doorbroken. Het is duidelijk geworden welke richting het team op gaat, en hoe ze gezamenlijk ervoor kunnen zorgen dat de website beter aansluit bij de wensen van de inwoner / ondernemer.
Het project is door de opdrachtgever beoordeeld met een 9.
“Met duidelijk kennis van zaken, heldere taal en enthousiasme spelen jullie op een soort van natuurlijke manier professioneel en prettig in op de hulpvraag.”