Hoe voldoe je aan de wettelijke toegankelijkheidseisen voor Pdf-bestanden op je gemeentelijke website: een stappenplan

Vanaf 23 september 2020 moeten alle overheidswebsites voldoen aan wettelijke toegankelijkheidseisen. Dat geldt ook voor Pdf-bestanden die op je website staan. Maar hoe zorg je ervoor dat deze bestanden toegankelijk zijn?

In dit stappenplan laat ik je zien hoe je Pdf-bestanden op jouw gemeentelijke website kunt aanpakken om te voldoen aan de wetgeving.

Als je de stappen uit dit stappenplan nauwkeurig uitvoert en de juiste beslissingsbevoegdheid hebt (of achter je hebt staan), ben je in staat om op 23 september aan te voldoen aan de wettelijke toegankelijkheidseisen voor Pdf-bestanden.

Het stappenplan is opgedeeld in 2 overkoepelende onderdelen:

1. Huidige PDF bestanden op de website
Dit onderdeel beschrijf ik in deze blog

2. Toekomstige PDF bestanden op de website (en voor de overige dienstverleningskanalen)
Dit onderdeel beschrijf ik in mijn 2de blog

Het begint zoals bijna altijd met inzicht. Welke Pdf-bestanden staan er allemaal op de website?

Dit kun je gemakkelijk achterhalen met een crawler. Deze software schraapt als het ware je website en geeft precies aan welke bestanden (en dus ook Pdf-bestanden) er op je website staan.

Een andere manier is via je analytics software. Dit kan in enkele gevallen lastig zijn omdat het webanalytics niet bij elk CMS in staat zijn om de PDF’s in kaart te brengen. Als de pdf’s wel zichtbaar zijn toont het daarnaast ook pdf’s die niet meer online staan, en hier zijn we natuurlijk niet in geïnteresseerd.

Verderop in dit stappenplan geef ik nog een extra tip over het wel of niet online staan van Pdf-bestanden en de impact op de vindbaarheid hiervan.

Het aantal Pdf-bestanden op je website is de 1e stap. De volgende stap is in kaart brengen hoe vaak deze PDF bestanden zijn bekeken. Kies hiervoor een dataperiode die een goede afspiegeling vormt voor het normale gebruik van je website.

Tip: wij gebruiken meestal de data van 12 aaneengesloten maanden.

Wil je alle 8 stappen uit het stappenplan inclusief de extra tip? Download dan snel door hieronder je e-mailadres achter te laten en je ontvangt het stappenplan direct in je mailbox!