In 9 stappen succesvol aan de slag met de toegankelijkheid van pdf-bestanden
Sinds 23 september 2020 moeten alle overheidswebsites voldoen aan wettelijke toegankelijkheidseisen. Dat geldt ook voor pdf-bestanden die op je website staan. Maar hoe zorg je ervoor dat deze bestanden toegankelijk zijn?
In dit stappenplan laat ik je zien hoe je gepubliceerde pdf-bestanden op jouw website aanpakt om te voldoen aan de wetgeving. Als je de stappen uit dit stappenplan nauwkeurig uitvoert en de juiste beslissingsbevoegdheid hebt (of achter je hebt staan), ben je in staat om te voldoen aan de toegankelijkheidseisen voor pdf-bestanden.
Stap 1: Breng in kaart welke pdf’s je op de website hebt staan (met bv. een crawler)
Het begint zoals bijna altijd met inzicht. Voer een contentanalyse uit om je opschoningstraject te starten. Welke pdf-bestanden staan er allemaal op de website?
Dit kun je gemakkelijk achterhalen met een crawler. Deze software schraapt als het ware je website en geeft precies aan welke bestanden (en dus ook pdf bestanden) er op je website staan.
Een andere manier is via je analytics software. Dit kan in enkele gevallen lastig zijn omdat het webanalytics niet bij elk CMS in staat zijn om de pdf’s in kaart te brengen. Als de pdf’s wel zichtbaar zijn toont het daarnaast ook pdf’s die niet meer online staan, en hier zijn we natuurlijk niet in geïnteresseerd.
Verderop in dit stappenplan geef ik nog een extra tip over het wel of niet online staan van pdf bestanden en de impact op de vindbaarheid hiervan.
Stap 2: Bekijk hoe vaak de pdf’s zijn bekeken
Het aantal pdf-bestanden op je website is de 1e stap. De volgende stap is in kaart brengen hoe vaak deze pdf bestanden zijn bekeken. Dit kun je doen door middel van je website statistieken tool. Kies hiervoor een dataperiode die een goede afspiegeling vormt voor het normale gebruik van je website.
Tip: wij gebruiken meestal de data van 12 aaneengesloten maanden.
Stap 3. Deel pdf’s in verschillende categorieën in (bijvoorbeeld per afdeling en als het mogelijk is per eigenaar, zoals de Griffie)
Vanwege de beperkte tijd van een webteam zijn afdelingen zelf verantwoordelijk voor de content. Wij hebben ervoor gekozen om pdf bestanden toe te wijzen aan de verschillende afdelingen in de organisatie. Hiermee willen wij de (inhoudelijke) verantwoordelijkheid van de pdf-bestanden in kaart brengen.
Ná deze indeling heb je precies inzichtelijk welke afdeling verantwoordelijk is voor welke Pdf-bestanden en kun je dit aan elkaar gaan koppelen. Bekijk wie je contactpersonen zijn op de verschillende afdelingen en zorg dat je deze contactinformatie gereed hebt.
Stap 4. Bepaal het minimale aantal keren dat een pdf-bestand moet zijn bekeken (in bijvoorbeeld 12 maanden)
Je weet nu welke pdf-bestanden er op de website staan en hoe vaak deze zijn bekeken in de afgelopen periode. Dit vormt de basis voor het opstellen van schrapcriteria op basis van gebruik.
Bepaal de schrapcriteria op basis van het gebruik van het pdf-bestand. Denk hierbij aan: “Als het pdf bestand het afgelopen jaar minder dan 25x bekeken is dan nomineren wij deze automatisch voor verwijdering van de website.”
Wellicht zijn er wettelijk verplichte documentaties die je via pdf-bestanden ontsluit op je website. Deze zijn een uitzondering op de schrapcriteria.
Stap 5. Ga in gesprek met afdelingen over pdf-bestanden waar zij verantwoordelijk voor zijn
Voordat je in contact treedt met je collega’s van de afdelingen is het belangrijk eerst het overzicht af te ronden. Maak een document per afdeling waarin de Pdf-bespanden staan waar zij verantwoordelijk voor zijn.
Vervolgens kan de afdeling in het bestand verschillende informatiesoorten achterlaten. Een voorbeeld hiervan is dat als een pdf veel bekeken wordt het wellicht de moeite waard is om deze informatie om te zetten van een pdf bestand naar een webpagina. Of de afdeling kan aangeven of het een wettelijk verplicht document is zodat je weet dat deze niet mag worden verwijderd.
Je kunt hier zelf kiezen welke informatie je nodig denkt te hebben om goed te kunnen bepalen wat je gaat doen met de verschillende pdf-bestanden. Voorbeelden van informatie/vragen die wij per pdf-bestand uitvroegen aan de afdelingen zijn:
- Wat is de informatiewaarde op dit moment nog voor een klant? (actualiteit)
- Is de pdf veelbekeken en om te zetten tot een webpagina?
- Is het een wettelijk verplicht document?
- In welke mate is de pdf toegankelijk?
- Van wie is de pdf?
Stap 6. Plan meerdere contactmomenten voor feedback
Naast het meenemen van de afdeling in de beginfase, is het ook belangrijk tijdens het traject verschillende momenten in te plannen voor feedback. Het is voor de collega’s vaak zoeken naar een juiste werkwijze en daarin is ondersteuning belangrijk. Een tip vooraf is: leg deze momenten direct vast met je contactpersoon /afdeling. Dat vergroot de kans op succes en commitment.
Stap 7. Zorg voor de juiste middelen en kennis om pdf-bestanden toegankelijk te maken
Veel collega’s weten niet wanneer een pdf toegankelijk is en weten daarbij ook niet hoe je een pdf toegankelijk maakt. Zorg dat je een helder stappenplan ontwikkelt waarmee zij de eventuele toegankelijkheidsproblemen kunnen herstellen. Werk volgens vaste templates in de organisatie en train medewerkers in hoe zij bijvoorbeeld Word documenten uitwerken zodat deze gelijk voldoen aan de eisen.
Stap 8. Geen tijdige reactie van verantwoordelijken? Verwijder de pdf van de website
Soms is het nodig dat wanneer je wilt voldoen aan een wet er een deadline geldt. Verwijder de pdf wanneer je geen reactie krijgt van de verantwoordelijk hoe om te gaan met de pdf (toegankelijk gemaakt / schrappen / omvormen tot andere soort content). Als je de stappen hiervoor zorgvuldig hebt doorlopen en de organisatie op die manier voldoende hebt meegenomen, mag je deze actie naar mijn idee ook doorvoeren.
Stap 9. Offline gehaalde of ongepubliceerde webpagina’s met pdf- bestanden zijn soms nog steeds vindbaar in Google
Veel organisaties werken binnen het Content Management Systeem (CMS) met een mediabibliotheek. In enkele van deze CMS’en is het zo dat een pdf-bestand via Google vindbaar is ondanks dat de pagina offline is gehaald of gedepubliceerd is.
Het is dus belangrijk om te controleren of je wilt dat deze pdf-bestanden nog via Google beschikbaar zijn. Zo nee, dan kun je deze pdf bestanden het beste via je mediabibliotheek verwijderen uit je CMS.
Ook interessant
Website vernieuwen? Ontvang een gratis plan van aanpak
Bij het plan van aanpak krijg je:
- Een aanpak op maat om jouw website te vernieuwen
- Inzicht in wat jouw vernieuwingsproject gaat kosten
- Een concrete planning
- Inzicht in welke expertise je nodig hebt
Gebaseerd op onze bewezen aanpak voor meer dan 50 publieke organisaties. Speciaal voor jou op maat gemaakt.
Over GBBO
Jouw website en webteam tot een succes maken. Dat is waar wij voor gaan. Samen met jou en je collega’s werken we aan betere, gebruiksvriendelijkere en toegankelijkere digitale dienstverlening. Dat maakt het leven van inwoners, ondernemers, cliënten, patiënten, studenten, huurders en leden namelijk een stuk prettiger. Onze deskundige en zeer ervaren online professionals helpen je graag om jouw digitale uitdaging samen tot een succes te maken.
Samen met jou en je collega’s werken we aan mooiere, gebruiksvriendelijkere en toegankelijkere service. Dat maakt het leven van inwoners, ondernemers, cliënten, patiënten, studenten, huurders en leden namelijk een stuk prettiger.
Neem vrijblijvend contact op met Pieter
Klant aan het woord
“De samenwerking met GBBO was heel prettig tijdens het project dat GBBO voor ons heeft gedaan. Ze zijn klantgericht, hebben kennis van zaken, kunnen snel schakelen en komen de afspraken na. De communicatie was duidelijk, helder en ook laagdrempelig. Jullie vullen elkaar goed aan. Jullie eigen kennis en de meegebrachte kennis van andere gemeenten en linkjes met de landelijke overheid gaf ons extra voordelen. Ik voelde me serieus genomen.”
Miranda van ErpGemeente Geertruidenberg
Klanten beoordelen ons met een
8,5 uit 100+ reviews op o.a. Google