Ga jij aan de slag met de implementatie van een nieuw CMS (Content Management Systeem)? We delen graag met jou onze kennis over hoe je dit succesvol doet. Lees onze 8 tips in dit blog!
1. Bereid je goed voor op de implementatie van het CMS
Een mooi gezegde en oh zo waar: “wie zich vergeet voor te bereiden, bereidt zich voor om vergeten te worden”. Het implementeren van een (nieuw) CMS is niet iets wat je even naast je gewone werk doet. Hier is vaak een serieus projectplan en projectorganisatie voor nodig om dit succesvol te maken. Begin tijdig met het maken van een projectplan met daarin:
- Wie je doelgroep is
- Wat de huidige situatie is met de online dienstverlening (en de websites)
- De doelstellingen van de organisatie en de politiek
- Van daaruit nagedacht: de concrete doelen met de website/het nieuwe CMS
- Heldere opdracht- en resultaatbeschrijving
- Wat binnen en buiten scope van het plan is
- De organisatie, groepen, rollen en overlegstructuur
- De planning opgedeeld in fases en mijlpalen
- Personeelsinzet
- Benodigd budget
- Risico’s en maatregelen
Wat binnen het project valt en wat niet, is iets waar je goed over moet nadenken. Ga je bijvoorbeeld alles volledig toegankelijk opleveren? En is nu je website totaal ontoegankelijk? Denk goed na over de implicatie van een ambitie vanuit de organisatie. Roepen dat je volledig toegankelijk wilt zijn én het ook echt worden zijn 2 dingen. We hebben het meegemaakt dat de opdrachtgever tijdens het project alsnog besloot een volledige vernieuwing van de webformulieren door te willen voeren. Dit was toen niet opgenomen in de scope van het project en vraagt extra tijd, euro’s en mensen. Kortom, denk goed na wat je precies wilt bereiken en wat er buiten de scope van het project en de resultaten valt voordat je begint met implementeren.
Het is lastig om het verloop van het project qua tijdslijn volledig in detail te voorspellen. Je bent van veel verschillende collega’s (en o.a. de webbouwer/ developer) afhankelijk om de implementatie van je CMS succesvol te maken. Maak dan ook op voorhand wat ruimte voor uitloop in de planning, bijvoorbeeld door de verschillende fases en mijlpalen een bandbreedte te geven.
Een ander belangrijk aspect om naar te kijken is wie er intern beschikbaar is qua expertise en beoogde tijdsinspanning. Denk bijvoorbeeld aan een contentspecialist. Deze persoon is vaak een hele belangrijke om in je projectteam te hebben. Over het algemeen wordt content opgeschoond, vernieuwd of geheel nieuw gemaakt. Het is vaak een enorme klus om dit alles op tijd af te krijgen voor de livegang. Schat en plan de capaciteit en benodigde expertise goed in en stem dit met alle mensen af
2. Betrek het online team op tijd
Het is niet de eerste keer dat er zomaar een nieuwe website wordt gelanceerd zonder overleg met de webprofessionals binnen de organisatie. Vaak komt het voor dat andere afdelingen een nieuwe applicatie inkopen voor hun werk/ projecten. Dat is vaak een gemiste kans omdat er zo potentieel iets wordt ingekocht wat niet voldoet aan de eisen qua veiligheid, toegankelijkheid en bruikbaarheid. Zo heb ik weleens meegemaakt dat bij een gemeente door de afdeling Burgerzaken een nieuwe burgerzaken applicatie werd aangeschaft waar ook direct webformulieren aan gekoppeld zaten. Deze applicatie voldeed niet echt goed aan bruikbaarheid en gebruiksvriendelijkheid voor inwoners/ondernemers. Als het online team dan ineens die applicatie moet gaan beheren, is de motivatie natuurlijk ook nog eens laag om er mee te werken, zeker als je niet op tijd betrokken bent bij de keuze voor de applicatie.
Betrek dan ook altijd het online team als je een nieuw CMS wilt implementeren. Misschien zijn er vanuit bestaande oplossingen die al worden gebruikt mogelijkheden. En je kan de expertise van deze professionals gebruiken om het juiste Content Management Systeem aan te schaffen.
3. Beleg zoveel mogelijk beslissingsbevoegdheid bij het projectteam
Tijdens de implementatie van een CMS maak je veel beslissingen over de inhoud. Als je bij elke beslissing naar je opdrachtgever moet toestappen, zal je implementatie al snel tweemaal zo lang duren. En dat is helemaal niet nodig. Bespreek op voorhand waar je bijvoorbeeld je opdrachtgever (en eventueel een stuurgroep) voor nodig hebt. En voorkom dat je bijvoorbeeld met het design van de website langs de burgemeester moet. Je wilt het project zo inrichten dat het mandaat grotendeels bij het projectteam ligt om besluiten te nemen die in lijn liggen met de beoogde projectresultaten. Bijvoorbeeld hoe de websitestructuur ingericht wordt en hoe het design eruit komt te zien, wil je bij voorkeur in je projectteam kunnen besluiten.
Een stuurgroep zou je bijvoorbeeld kunnen vragen om te beslissen over:
- Een keuze met hoeveel content je overgaat en de impact die dit heeft op tijd/euro’s)
- In welke mate er volledig voldaan moet worden aan bijvoorbeeld wetgevingen
- Het beschikbaar stellen van extra capaciteit in of buiten de organisatie om de deadline te halen
Een overzicht van mijlpalen in je project en wie waarover besluit kan hierbij enorm helpen om op voorhand helderheid te hebben over de beslissingsbevoegdheid.
4. Leg het programma van eisen persoonlijk uit aan de CMS-leverancier en beoordeel samen de opleveringen tussentijds
Vaak selecteer je een leverancier naast technische kwaliteiten ook op communicatieve vaardigheden. Je gaat langere tijd samenwerken. Wees om die reden open in wat je visie en doelen zijn en wat je met je programma van eisen wilt bereiken. Webbouwers hebben vaak ook heldere tekst en uitleg nodig over jouw wensen en je spreekt niet altijd dezelfde taal. Probeer dit door persoonlijk contact volledig te synchroniseren.
Je wilt na livegang bijvoorbeeld niet concluderen dat bepaalde eisen en wensen niet of anders zijn uitgewerkt waardoor je bepaalde functionaliteiten mist. Om vervolgens een discussie te krijgen met je webbouwer of het onderdeel was van de opdracht of dat het (nieuw) maatwerk betreft.
Hoe voorkom je deze situatie? Leg bij de start van de samenwerking met je CMS-leverancier persoonlijk uit wat je programma van eisen is. En bespreek ook hoe je de opleveringen gezamenlijk gaat beoordelen en welk ritme hierin zit. Door duidelijke communicatie, gebruik van visuele hulpmiddelen, en regelmatige monitoring, zorg je ervoor dat je CMS binnen de gestelde kwaliteit, tijd en budget wordt geïmplementeerd. Zo bouw je een solide basis voor een CMS dat voldoet aan alle verwachtingen en eisen van je organisatie en je (externe) doelgroep.
5. Start op tijd met de content
Over de content op de website wordt altijd te licht gedacht. Het is vaak veel meer werk en zeer bepalend voor het succes van de website. Door op tijd, aan het begin van het project, te starten met het analyseren van het aanbod en het gebruik van de content bespaar je heel veel tijd en stress. Je kunt hiermee in beeld krijgen met hoeveel content je over wilt gaan. Zo zien we vaak bij websites die langere tijd beperkte onderhoud hebben gehad dat je van een aanbod van 3.000 pagina’s terug kan naar 500 dan wel 200 pagina’s. Immers, 70-80% van de content wordt vaak heel beperkt gebruikt en/of is verouderd. Door in een vroeg stadium deze inzichten scherp te hebben, kun je heel gericht gaan kijken welke content er vernieuwd moet worden, hoeveel tijd dat ongeveer gaat kosten en wie je daarvoor nodig gaat hebben. Pas dan kun je starten met herschrijven, maar zet je de tijd van de organisatie alleen in waar het echt waarde toevoegt voor jouw doelgroep/bezoekers.
Combineer je dit ook nog eens met een toptakenonderzoek, dan krijg je scherp in beeld hoe je het CMS kunt implementeren zodat deze voldoet aan de taken waarvoor jouw doelgroep/bezoekers naar de website komen. De combinatie van enerzijds de contentanalyse en het toptakenonderzoek helpen je ook nog eens met het gebruiksvriendelijk maken van een design en toepassen van de juiste informatiestructuur en benamingen van content.
Hoe ga je vervolgens aan de slag met het herschrijven van de content? Een aparte content planning maken aan het begin van het project is erg handig. Op deze manier kun je de verantwoordelijken in de organisatie aanwijzen die de inhoud controleren, de contentspecialisten toewijzen en kun je beeldmateriaal/video goed voorbereiden.
Een tip hierbij is om per afdeling aan te geven om hoeveel pagina’s het gaat en hoeveel tijd je nodig hebt van een inhoudsverantwoordelijke namens de afdeling. Om dit vervolgens bij het managementteam van de organisatie in te dienen met het verzoek ook daadwerkelijk die uren van de collega’s vrij te spelen in de benodigde periode. Zodra de manager namelijk de ruimte biedt aan de beoogde medewerker(s), is de kans veel groter dat je de planning van de contentcreatie en -optimalisatie kan waarmaken. Kom je erachter dat je te weinig capaciteit en expertise in je organisatie beschikbaar hebt? Huur dan een senior contentspecialist van GBBO in.
Zorg ervoor dat je minimaal een week voor livegang alles klaar hebt staan. Zo hoef je de laatste dagen echt alleen nog maar ‘de puntjes op de i’ te zetten en kom je niet voor een stressvolle situatie te staan waarbij broken links of ontbrekende H1 headers op het allerlaatste moment nog opgelost moeten worden.
Website vernieuwen? Ontvang een gratis plan van aanpak
Bij het plan van aanpak krijg je:
- Een aanpak op maat om jouw website te vernieuwen
- Inzicht in wat jouw vernieuwingsproject gaat kosten
- Een concrete planning
- Inzicht in welke expertise je nodig hebt
Gebaseerd op onze bewezen aanpak voor meer dan 50 publieke organisaties. Speciaal voor jou op maat gemaakt.
6. Betrek je doelgroep continu bij de implementatie van je CMS
Zonder jouw doelgroep kun je eigenlijk geen goede website bouwen. Deze eindgebruikers hebben zelf de beste kennis van hun dagelijkse taken en vereisten. Hun input helpt je bij het ontdekken van cruciale functionaliteiten van je CMS en het vermijden van onnodige functionaliteiten. Zo kan een onderzoek naar de toptaken je veel helderheid geven over wat er echt belangrijk is voor je bezoekers. Zo hielpen wij een beroepsvereniging met heldere keuzes voor benodigde functionaliteiten op basis van de toptakenanalyse. Dit voorkwam onnodige extra investering voor de beroepsvereniging die er feitelijk minder toe doen.
Om echt naar een 9+ website te komen voor je doelgroep, adviseren we om ook tijdens het ontwerpen van je informatiestructuur en lay-out van je verschillende type pagina’s je doelgroep te betrekken. We gaan niet alle vormen van gebruikersonderzoek hier bespreken, maar een paar voorbeelden doen we graag.
Het is met de huidige technologie best makkelijk om bijvoorbeeld tientallen dan wel honderden mensen uit je doelgroep te vragen om jouw website zelf in elkaar te zetten. Deze zogeheten ‘card sorting’ methode zetten we graag in voor onze opdrachtgevers. Het gevolg is dat je een goed inzicht krijgt hoe jouw doelgroep onderwerpen zou ordenen en hoe ze de onderwerpen zouden noemen. Met de card sorting methode krijg je dus inzicht in hoe je basisopzet van de website kan worden aan de hang van bijvoorbeeld je top 80 pagina’s/ taken van je bezoekers. Wanneer je dan vervolgens je gehele informatiestructuur ontwikkelt, kun je dit vervolgens ook weer testen via een zogeheten ‘tree test’. Hierbij wil je inzicht krijgen hoeveel % van jouw doelgroep succesvol bepaalde pagina’s kan vinden in je beoogde websitestructuur. Ook hier is het met de moderne tools vrij eenvoudig om tientallen mensen te betrekken om mee te werken aan dit onderzoek. Het gevolg is dat je met een grotere zekerheid een informatiestructuur implementeert die aansluit bij hoe jouw doelgroep denkt en navigeert.
Als laatste mag een usability test absoluut niet ontbreken. Voordat je met het nieuwe CMS live gaat wil je je doelgroep vragen om taken uit te voeren op de website. Nodig bijvoorbeeld deze mensen uit op jouw kantoor en vraag ze de website te testen en te vertellen hoe ze denken en wat ze ervaren. Door te observeren of dit succesvol verloopt en wat er met name fout gaat, krijg je een handige lijst van inzichten en verbeterpunten. Bij voorkeur doorloop je deze tests met je totale projectteam en de webbouwer zodat je voor de livegang nog belangrijke optimalisaties kan doorvoeren. Naast dat zo’n dag enorm leuk is om samen te organiseren, is het vaak ook een bewijs dat je website al heel goed presteert voor je doelgroep. En dat wil jouw opdrachtgever en de politieke laag maar al te graag horen!
7. Neem de organisatie, het management (en politiek) mee in de verandering
De implementatie van een nieuw CMS leidt vaak tot een grote verandering op het gebied van welke content en diensten er online komen te staan. Nog even los van hoe het systeem aan de achterkant werkt voor redacteuren, is het dus ook belangrijk om na te denken op welke mensen het binnen de organisatie (en eventueel de politiek) van invloed is. En dit gaat vaak verder dan je denkt. Twee voorbeelden:
- In het verleden hebben we weleens meegemaakt dat bijvoorbeeld de medewerkers van het Klant Contact Centrum totaal niet op de hoogte waren van de wijzigingen aan de website. Dit zijn over het algemeen medewerkers die direct service leveren aan klanten via telefoon, balie, mail, chat enzovoorts. Deze medewerkers gebruiken regelmatig de website om zaken op te zoeken om zo klanten snel antwoord te bieden. Op het moment dat de nieuwe website totaal verandert is en alles op een andere plek staat, dan wordt het erg lastig om goede service te verlenen aan klanten. Denk eens aan je eigen supermarkt die ineens rigoureus zijn indeling van schappen wijzigt. Dan weet je ook jouw boodschappen niet meer goed te vinden en het duurt ook nog eens veel langer. Wat betekent dit voor jouw dienstverlening? De wachttijden nemen toe, fouten nemen toe en daarmee zal de klanttevredenheid afnemen, nog even los van dat medewerkers dit ook niet fijn vinden.
- Het management van de organisatie is ook een belangrijke belanghebbende. Waarom? Om de content en diensten op een hoogwaardige manier aan te bieden op de nieuwe website, is het nodig om met collega’s van verschillende afdelingen samen te werken om de juiste inhoud te waarborgen. Bij een vernieuwing van het CMS zal er dus vanuit het projectteam met elke afdeling samengewerkt worden om de content te realiseren. En wat ontbreekt er dan vaak als je hiermee aan de slag wilt als projectteam? Tijd! De meeste medewerkers van afdelingen zien de vernieuwing van de website nou niet echt als hun prioriteit. Door het management te betrekken bij de opgave van het produceren van nieuwe, dienstverlenende en toegankelijke content, zal er dus per afdeling iemand vrijgespeeld moeten worden voor x aantal uren per week voor een nader te bepalen periode.
8. Houd de kwaliteit van je website hoog ná implementatie van het CMS
We zien vaker dat de kwaliteit van de website snel verslechterd zodra de implementatie van het CMS is afgerond. Let op: een website is nooit af! In veel publieke organisaties constateren we dat er regelmatig gebrekkig websitebeheer is georganiseerd. Alle energie is gegaan naar het verbeteren van de kwaliteit van website, maar de aandacht verslapt direct na livegang. De kwaliteit van je website gaat dan weer snel omlaag. Dit zorgt ervoor dat je over 3 tot 5 jaar wéér een enorme investering moet doen om je website weer op een hoog niveau te krijgen voor je bezoekers.
Je kunt beter continu investeren in een goed professioneel online team en daarmee het succesvol beheren en optimaliseren van de website. Dat scheelt waarschijnlijk een zak geld in de toekomst, maar het scheelt vooral dat de kwaliteit van je online dienstverlening constant op een hoog niveau blijft.
Hoe los je dit nou op? Dat is absoluut niet zo eenvoudig, want we zien dit vaker gebeuren binnen de publieke sector. Allereerst: zorg dat de beheerorganisatie klaar is voor het beheer voordat je live gaat.
- Wie gaat wat doen na livegang?
- Wat zijn de afspraken met de organisatie?
- Is het webteam/online team in control?
- Wie kan er wel/ niet in het systeem? Wie zijn de inhoudsverantwoordelijken?
- Welk ritme hebben we voor overleggen en wie haken we wanneer aan?
Wil je een stap verder gaan? In de publicatie wegwijs in online dienstverlening is onderzoek gedaan wat overheden doen om een goede online dienstverlening te realiseren. Hier kwamen de volgende 6 succesfactoren uit:
- Start vanuit een concrete visie, werk planmatig en ga aan de slag met online professionals
- Investeer structureel in (de ontwikkeling van) de juiste kennis en competenties
- Geef het online team een plek in de organisatie
- Zorg dat het online team de mogelijkheden heeft om de eigen website, formulieren en zaken te ontwikkelen, vernieuwen en alles aan elkaar te koppelen
- Onderzoek en ontwerp gebruikersgerichte dienstverlening
- Denk na over de rollen in het online team: verbinder, community manager, contentregisseur, analist en webformulierenspecialist/ programmeur
Toets eens jouw organisatie op deze 6 factoren op een vijf-puntenschaal. Hoe scoren jullie op elk onderdeel? Waar is actie benodigd? En ben je benieuwd geworden naar deze 6 factoren en verdere uitleg en succesverhalen? Bekijk de pagina succesvol organiseren van online dienstverlening.
Hulp bij de implementatie van je CMS nodig?
Heb je een ervaren partij nodig voor de implementatie van je nieuwe website? Wij helpen je graag met het realiseren van een 9+ website! Voor meer informatie zie onze dienstverlening: website vernieuwen.
Ook interessant
Website vernieuwen? Ontvang een gratis plan van aanpak
Bij het plan van aanpak krijg je:
- Een aanpak op maat om jouw website te vernieuwen
- Inzicht in wat jouw vernieuwingsproject gaat kosten
- Een concrete planning
- Inzicht in welke expertise je nodig hebt
Gebaseerd op onze bewezen aanpak voor meer dan 50 publieke organisaties. Speciaal voor jou op maat gemaakt.
Over GBBO
Jouw website en webteam tot een succes maken. Dat is waar wij voor gaan. Samen met jou en je collega’s werken we aan betere, gebruiksvriendelijkere en toegankelijkere digitale dienstverlening. Dat maakt het leven van inwoners, ondernemers, cliënten, patiënten, studenten, huurders en leden namelijk een stuk prettiger. Onze deskundige en zeer ervaren online professionals helpen je graag om jouw digitale uitdaging samen tot een succes te maken.
Samen met jou en je collega’s werken we aan mooiere, gebruiksvriendelijkere en toegankelijkere service. Dat maakt het leven van inwoners, ondernemers, cliënten, patiënten, studenten, huurders en leden namelijk een stuk prettiger.
Neem vrijblijvend contact op met Pieter
Klant aan het woord
“De samenwerking met GBBO was heel prettig tijdens het project dat GBBO voor ons heeft gedaan. Ze zijn klantgericht, hebben kennis van zaken, kunnen snel schakelen en komen de afspraken na. De communicatie was duidelijk, helder en ook laagdrempelig. Jullie vullen elkaar goed aan. Jullie eigen kennis en de meegebrachte kennis van andere gemeenten en linkjes met de landelijke overheid gaf ons extra voordelen. Ik voelde me serieus genomen.”
Miranda van ErpGemeente Geertruidenberg
Klanten beoordelen ons met een
8,5 uit 100+ reviews op o.a. Google