Wanneer je een nieuwe website aanbesteding (verplicht) gaat uitvoeren, sta je voor een grote uitdaging. In deze blog deel ik met jou 11 essentiële tips om je te helpen jouw website aanbesteding succesvol uit te voeren.
1. Neem voldoende tijd om van de aanbesteding van de website een ‘feestje te maken’
Het aangaan van een meerjarige samenwerking met een content management systeem leverancier voelt toch een beetje als een huwelijk. Je committeert je namelijk als organisatie om samen met één of meerdere leveranciers voor meerdere jaren het belangrijkste (dienstverlening)kanaal van de organisatie te ontwikkelen, beheren en onderhouden.
Ik adviseer om 12 maanden te nemen voor een succesvolle aanbesteding en implementatie van een nieuwe overheidswebsite. Hiermee zorg je voor voldoende tijd om echt duidelijk te krijgen:
- wat de ambities en doelstellingen zijn van de organisatie;
- wat de mogelijkheden zijn van het online- / webteam;
- en welke functionele maar vooral ook leverancierseisen & samenwerking eisen er nodig zijn om succesvol samen te werken.
Het voelt vaak als een hele lange voorbereiding voordat je echt aan de slag kan met de implementatie van de nieuwe website. Dat gevoel kun je gelukkig wel doorbreken. Door voldoende tijd te nemen zorg je voor meer ruimte voor plezier tijdens de aanbesteding. Hoe doe je dat?
- Organiseer samen een bezoek aan collega overheden om te ontdekken welk Content Management Systeem (CMS) zij gebruiken en hoe tevreden ze hierover zijn.
- Verzorg organisatie brede sessies waarin je input ophaalt op een creatieve en leuke manier. Tegelijkertijd ontstaat bewustzijn over het belang van de website.
- Voer onderzoeken uit met inwoners en ondernemers om ze te betrekken.
Het kan (veel) sneller, maar de kans op fouten neemt dan toe. Je kan vervolgens jaren vastzitten aan een website en leverancier waar je echt niet blij van wordt. En heb je dan echt gebruikt gemaakt van het momentum van deze aanbesteding?
2. Vraag om kennisdeling vanuit collega overheden
Elke overheidsorganisatie heeft de verplichting om eens in de zoveel tijd een aanbesteding van de website uit te voeren. Er is dan ook enorm veel kennis aanwezig over het proces en veel overheden delen deze kennis graag. Hoe doe je dit?
- Bel je collega’s die werken bij andere overheden
- Bezoek live events zoals die van Gebruiker Centraal
- Plaats een oproep op relevante fora zoals het VNG forum (voor gemeenten)
- Zet je vraag op LinkedIn
- Of bel GBBO, wij brengen je natuurlijk ook graag in contact 😉
Het maakt eigenlijk niet uit waar je je hulpverzoek indient, binnen de kortste keren krijg je van uit verschillende hoeken tips.
3. Werk vanuit je visie en herijk deze indien nodig
Het is in mijn beleving erg belangrijk om te werken vanuit een visie op communicatie en dienstverlening. De (nieuwe) website is namelijk een middel om de doelstellingen te bereiken en niet een doelstelling op zichzelf.
- Wil je je online landschap qua CMS-en en website leveranciers verkleinen?
- Wil je meer online transacties bewerkstelligen op je ‘corporate website’ of vooral sturen op fysiek contact via balie en telefoon ?
- Wil je kunnen sturen op key performance indicators (KPI’s) en hiermee je website managen?
Dit zijn slechts enkele vragen die een enorme invloed hebben op de inrichting van je nieuwe website. Zo zijn er tientallen te bedenken. Zorg voordat je start met de aanbesteding dat de visie op (digitale) dienstverlening afgestemd en vastgelegd is. Dit maakt het makkelijker om straks je programma van eisen op te stellen voor de aanbesteding van je website.
Is deze nog niet concreet genoeg? Ga dan het gesprek aan met de belangrijkste stakeholders in de organisatie zoals communicatie, dienstverlening en ICT. Betrek hierbij dan ook het management om scherp te krijgen waar de digitale dienstverlening naar toe moet de komende jaren en welke rol de website(s) daarin hebben.
4. Kies het juiste systeem wat past bij jouw organisatie
Een belangrijke keuze die tegenwoordig gemaakt moet worden is tussen open source en closed source. Over dit verschil kan ik al een blog vol schrijven maar ik laat dit verschil nu even voor wat het is.
Waar ik wel op wil inzoomen zijn de verschillen binnen open source die niet altijd even duidelijk zijn. Veel organisaties kiezen voor open source omdat ze niet langer afhankelijk willen zijn van één leverancier of omdat dit common-ground gedachte is. Maar wist je dat er open source oplossingen zijn waarbij je nog steeds vastzit aan één leverancier? Welk systeem het beste past bij jouw organisatie is een ingewikkeld vraagstuk waar een goed onderbouwde beslissing voor moet worden gemaakt.
Een andere belangrijke afweging is de keuze voor het type leverancier en de bijbehorende community. Ben je een organisatie die veel kennis en kunde in-house beschikbaar heeft of kies je er als organisatie bewust voor om complete ontzorging te vragen vanuit de leverancier? Wil je een koploper zijn op het gebied van technologische ontwikkelingen en is daar ook budget voor of ben je meer een ‘volgende’ organisatie?
5. Zie de aanbesteding van de website niet als een snoepwinkel
Wij maken het regelmatig mee dat in een aanbesteding van de website elke wens, die de organisatie heeft, wordt genoemd. Zelflerende zoekmachines, intelligente chatbots en ga zo maar door. Het introduceren van nieuwe functionaliteiten vraagt vaak veel afstemming tussen leverancier en klant en een aanbesteding is nou niet echt het beste medium voor deze afstemming. Onze stelregels zijn:
- Weet je heel precies wat je wilt en kun je exact omschrijven waaraan het moet voldoen? Neem het op in de aanbesteding.
- Weet je nog niet precies wat je met iets wilt en/of hoe het precies moet worden vormgegeven? Neem het niet op of zorg voor voldoende tijd om vraag 1 met ‘Ja’ te beantwoorden.
Bedenk dat leveranciers voor elke optie kosten berekenen en dat elk onderdeel met elkaar samenhangt. Het vragen van vijf functionaliteiten die je uiteindelijk niet gebruikt kost hierdoor altijd onnodig budget.
Kleine tip die hiermee samenhangt: vraag partijen om bij de inschrijving per onderdeel de investering te specificeren. Als je gedurende het traject afziet van bepaalde functionaliteiten dan biedt dit onderhandelingsruimte.
6. Gebruik je beoordelingsmomenten goed d.m.v. duidelijke specificaties en criteria
Het aanbestedingsproces is een vast proces waarin duidelijke spelregels zijn opgesteld die moeten zorgen voor een objectieve aanbesteding van de website. Dit voelt als een keurslijf maar daar veranderen we op de korte termijn weinig aan. Des te belangrijker om de onderdelen waar we wél controle over hebben goed in te richten.
In het aanbestedingsproces zijn er diverse momenten wanneer je als organisatie controle hebt op de aanbesteding en de inschrijvingen kunt beoordelen. Je hebt invloed op de uitvraag zoals het programma van eisen en wensen, maar ook op de beoordelingscriteria voor de inschrijvingen en de demonstraties.
Het is daarom cruciaal om een grondige analyse van zowel de behoeften van de organisatie, de beheerders als die van de webbezoekers te analyseren. Zorg voor heldere en gedetailleerde specificaties in jouw aanbestedingsdocumenten zoals het programma van eisen. Dit omvat:
- Functionele vereisten
- Technische vereisten
- Ontwerpeisen
- Prestatiecriteria
Duidelijke specificaties helpen bij het voorkomen van misverstanden en stellen potentiële ontwikkelaars in staat om nauwkeurige offertes te maken. Maar vergeet ook de beoordelingscriteria in de aanbesteding leidraad niet. Het op de juiste manier inrichten van dit onderdeel geeft het beoordelingsteam de ruimte om de juiste keuzes te maken.
7. Voer een marktconsultatie uit om de aanbesteding van je website succesvoller te maken
Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding heb je de mogelijkheid om maximaal 5 leveranciers uit te nodigen om in te schrijven op de aanbesteding. Het doel van de aanbesteding is dat je de potentiële leveranciers op een objectieve manier kunt vergelijken. Dan is het wel belangrijk dat je de juiste leveranciers uitnodigt om in te schrijven op de aanbesteding.
Voorbeelden van vragen waar onze opdrachtgevers mee zitten.
- Hoe gaan de leveranciers reageren op onze uitvraag?
- Past de uitvraag binnen ons gestelde budget?
- Zijn er uitsluitende criteria welke een te groot deel van de marktpartijen buiten spel zetten?
- Zijn de aanbieders in staat om planning technisch mee te doen aan de aanbesteding?
- Zijn de aanbieders in staat om planning technisch de implementatie te verzorgen om onze livegangdatum te halen?
Wij adviseren om niet te wachten tot de nota van inlichtingen om antwoord te krijgen op deze vragen. Voer een marktconsultatie uit waar je de uitvraag eerst toets aan de markt. Hiermee creëer je de mogelijkheid om je aanbesteding te optimaliseren vóór je deze in de markt zet. Dat zorgt voor een hoger inschrijfpercentage wat weer resulteert in het beter kunnen vergelijken door het beoordelingsteam van de organisatie.
8. Kies voor een demonstratie van het CMS tijdens het aanbesteden van de website
Het beoordelingsteam van de aanbesteding van de website heeft een behoorlijk pittige opgave. Een leverancier schrijft zich in door diverse documenten te uploaden waarin wordt aangegeven of en hoe ze gaan voldoen aan de uitvraag van de organisatie.
Een ‘papieren’ inschrijving van een leverancier beoordelen is al extreem lastig. Laat staan voor een product, zoals een CMS, wat je eigenlijk wilt zien en gebruiken.
Er zijn meerdere wegen naar Rome wat betreft inrichting en gebruik van een CMS en daarin verschillen de producten behoorlijk van elkaar. Bij het ene CMS zijn er diverse schermen nodig om tot publicatie van content te komen, bij andere CMS’en vind dit allemaal in hetzelfde scherm plaats.
Het beoordelen van de werking, gebruikersvriendelijkheid en werksnelheid van een CMS kan veel beter d.m.v. een demonstratie. Stel als organisatie enkele belangrijke user stories op en vraag de leverancier deze te demonstreren. Als beoordelingsteam, en dus als organisatie, geeft dat veel inzicht in de werking van het CMS.
9. Zorg voor een divers beoordelingsteam bij beoordelen van de inschrijvingen tijdens de aanbesteding van je website
Dit klinkt misschien als een gekke tip maar wij hebben aanbestedingen meegemaakt waar het voorstel van de organisatie was om het beoordelingsteam initieel uit 5 communicatie adviseurs te laten bestaan. Ondanks dat dit o.a. ook collega’s waren welke ook aan de website werkten is het van belang om de leverancier ook in de breedte te beoordelen.
Je kunt hiervoor het programma van eisen ook als leidraad gebruiken. Net zoals je in je programma van eisen diverse thema’s hebt waarin je eisen en wensen zijn opgesteld kun je dit spiegelen aan je beoordelingsteam.
Rollen en functies die ik vaak terug zie in succesvolle beoordeling teams zijn: Webredacteuren, functioneel/applicatie beheerders, online adviseurs, product owners. Wanneer de aanbesteding een zaaksysteem of formulierengenerator betreft met diverse koppelingen is het een goed idee dat de privacy officer en/of CISO ook in het beoordelingsteam zitten.
10. Borg je contract(en) en stem tijdens de aanbesteding van de website al af met de contractbeheerder
Met je billen bloot naar een leverancier omdat je het contract niet meer kunt vinden en niet weet wat de afspraken zijn? Je gelooft het wellicht niet, maar dat maken wij regelmatig mee tijdens onze projecten.
Door inkoop en contractbeheer op tijd te betrekken voorkom je bovenstaande situatie. Maar veel belangrijker nog, je weet wat je hebt afgesproken met de leverancier(s) en kan zorg dragen dat je krijgt waar je recht op hebt.
Ook voor een goede inventarisatie van behoeften zijn de huidige contracten belangrijk. Wat zijn de huidige afspraken met de leverancier en hoe ervaart de organisatie deze afspraken? Moeten we nog andere SLA eisen meenemen in de uitvraag om een betere samenwerking te realiseren?
11. Gebruik het momentum van dit project voor het herschrijven, samenvoegen en verwijderen van content
Deze tip hangt eigenlijk samen met tip 1 aangezien tijd hier een zeer belangrijke rol speelt. Wij hebben het regelmatig zien gebeuren dat door tijdgebrek wordt gekozen om de gehele oude website over te zetten. Eeuwig zonde want eigenlijk elke website ‘vervuilt’ door de tijd heen. De livegang van een nieuwe website is hét moment om alle oude pagina’s op te ruimen. Het is daarbij een uitgelezen kans om de pagina’s die blijven op te frissen, dienstverlenend te maken en te laten voldoen aan toegankelijkheid.
Neem ook hier weer ruim voldoende tijd voor het herschrijven van de pagina’s want het afstemmen van de nieuwe content met de vakafdelingen heeft een lange doorlooptijd. Neem voor het (her)schrijven van content minimaal drie maanden op in je planning en houd hierbij rekening met vakantieperiodes.
Denk je na het lezen van deze blog: wat een gedoe! Overweeg dan eens contact met ons op te nemen. Wij helpen je graag met het uitvoeren van een aanbestedingstraject waar je energie van krijgt! Voor meer informatie zie onze dienst: begeleiden CMS Selectie
Ook interessant
Website vernieuwen? Ontvang een gratis plan van aanpak
Bij het plan van aanpak krijg je:
- Een aanpak op maat om jouw website te vernieuwen
- Inzicht in wat jouw vernieuwingsproject gaat kosten
- Een concrete planning
- Inzicht in welke expertise je nodig hebt
Gebaseerd op onze bewezen aanpak voor meer dan 50 publieke organisaties. Speciaal voor jou op maat gemaakt.
Over GBBO
Jouw website en webteam tot een succes maken. Dat is waar wij voor gaan. Samen met jou en je collega’s werken we aan betere, gebruiksvriendelijkere en toegankelijkere digitale dienstverlening. Dat maakt het leven van inwoners, ondernemers, cliënten, patiënten, studenten, huurders en leden namelijk een stuk prettiger. Onze deskundige en zeer ervaren online professionals helpen je graag om jouw digitale uitdaging samen tot een succes te maken.
Samen met jou en je collega’s werken we aan mooiere, gebruiksvriendelijkere en toegankelijkere service. Dat maakt het leven van inwoners, ondernemers, cliënten, patiënten, studenten, huurders en leden namelijk een stuk prettiger.
Neem vrijblijvend contact op met Pieter
Klant aan het woord
“De samenwerking met GBBO was heel prettig tijdens het project dat GBBO voor ons heeft gedaan. Ze zijn klantgericht, hebben kennis van zaken, kunnen snel schakelen en komen de afspraken na. De communicatie was duidelijk, helder en ook laagdrempelig. Jullie vullen elkaar goed aan. Jullie eigen kennis en de meegebrachte kennis van andere gemeenten en linkjes met de landelijke overheid gaf ons extra voordelen. Ik voelde me serieus genomen.”
Miranda van ErpGemeente Geertruidenberg
Klanten beoordelen ons met een
8,5 uit 100+ reviews op o.a. Google